Al planlægning bygger på grundig prioritering. Og grundig prioritering hjælper dig med at nå i mål med mange af dine opgaver – også når der er rigtig mange.
Det er der typisk, når du er selvstændig, for vi solobosser har en tendens til at tro, at vi skal gøre alting selv.
Det behøver vi dog ikke – men en ting er sikker:
Du når ikke ret mange opgaver, hvis du ikke beslutter dig for, hvilken opgave, der er allervigtigst for dig.
Du skal prioritere dine opgaver, hvis du vil nå mere
Prioritering er den ingrediens, som ofte mangler – og som får dit mentale bæger til at flyde over.
Når du ikke har overblik over,
• hvilke opgaver, der kræver din opmærksomhed
• hvilke opgaver, der skal klares hvornår
• hvilke opgaver, der er vigtigst at få afsluttet
• hvilke opgaver, du kan lade andre håndtere
… ja, så kan det ende i et sandt kaos af opgaver, to-do lister og ingen resultater.
Det er på den måde stress og overbelastning opstår, og det skal du jo helst undgå!
Derfor: Øv dig i at prioritere dine opgaver, hvis du vil nå mere.
Dagens tre vigtigste opgaver
Dengang jeg havde min stressrådgiver-virksomhed, brugte jeg en let og effektiv opgave, når mine klienter havde stress pga. for mange gøremål og opgaver.
Den opgave får du her, så du kan bruge den i din virksomhed og/eller privat.
Du skal hver dag definere de tre vigtigste opgaver.
1. Skriv de opgaver, som du ved, skal effektueres og klares i ugens løb på en liste – bare ud af hovedet med dem og ned på papiret.
2. Hver morgen (eller om aftenen, hvor listen gælder for næste dag) skal du vælge 3 opgaver, du vil har styr på inden dagen er gået.
3. Skriv de tre opgaver på hvert deres stykke papir.
4. Prioriter nu de tre opgaver for den enkelte dag.
– Den allervigtigste opgave er nr. 1.
– Næstvigtigste opgaver giver du nr. 2
– Den sidste opgave er nr. 3.
5. Sæt tid af til at udføre opgaven.
6. Du skal altid lave opgave nr. 1 først – og du skal gøre den færdig inden du går til nr. 2.
Når nr. 2 opgave er fuldført, må du begynde på nr. 3.
Planlæg realistisk
Det er vigtigt. at du er realistisk med din tid og dine ressourcer, når du vælger dagens tre vigtigste opgaver.
Du kan med fordel dele store opgaver ned i mindre opgaver, så du tager en lille del af den store opgave hver dag – men på den måde når i mål – uden at blive overvældet og give op.
Og du skal hele tiden have fokus på den allervigtigste opgave, som skal klares som det allerførste.
Dem, der planlægger, når mest
Det er min egen erfaring og erfaringen, som jeg ser hos mine kunder og sparringmentees:
Dem, der planlægger, når mest!
Det er der faktisk en vis logik i, for hvis du ikke planlægger
• ved du ikke, hvilke opgaver du skal have løst
• får du ikke sat tid af til at effektuere opgaverne
• bliver din to-do liste bare længere og længere – men du når alligevel ingenting
Det er faktisk den sikre vej til stress, for når du ikke har overblik, har du ikke indflydelse.
Manglende indflydelse og en evig dårlig samvittighed over altid at være bagud sætter gang i dine stresshormoner, og får dig til at gøre en af tre ting:
1. Du fryser – og får absolut ingenting fra hånden
2. Du kæmper som en gal for at nå det hele – men uden prioritering aner du ikke, hvor du skal starte eller slutte
3. Du flygter – og forholder dig slet ikke til opgaver eller andre gøremål, men halter dig gennem dagen med fokus på det, der nu lige dukker op.
Ingen af de tre tilgange er tilrådelige.
De er heller ikke effektive.
Og de er slet ikke gavnlige for dig eller virksomheden.
For at undgå alle disse ting, skal du planlægge – for det er vejen til at nå mere uden overbelastning.
De mange fordele ved at prioritere og planlægge
Der er virkelig mange fordele ved at lære/øve dig i at prioritere og planlægge.
For bare at nævne nogle få, så vil du
• Opnå større overblik, når du planlægger
• Altid vide, hvilken opgave, der er vigtigst
• Aldrig være bagud
• Altid være på forkant
• Altid have tid til det, du skal
• Aldrig have dårlig samvittighed
• Nå en hel masse opgaver, som du kan vinge af og være godt tilfreds over at have klaret
• Have mere tid til andre ting i dit liv og virksomhed
• Aldrig spilde din tid på opgaver, som ikke er relevante
• Blive mere glad, effektiv og mindre stresset
Få hjælp til at prioritere og gennemføre dine opgaver
Har du brug for en hjælpende hånd til planlægning og udvælgelse af opgaver, så book en afklarende samtale her