Fra fysiske møder til online møder
Som en del af strategien for at undgå spredning af corona-virus, opfordres vi til at omlægge vores fysiske møder til online møder i stedet. Det synes jeg, giver god mening.
Som virtuel assistent og fundraiser er jeg vant til at holde møder online. Det fungerer upåklageligt, og er lige så givende og brugbare som de fysiske møder.
Faktiske oplever jeg tit et mere effektivt møde, når det afholdes online, fordi vi går direkte til sagen, og der er mindre udenoms-snak.
Men møder online er en lille smule anderledes end fysiske møder – og i dette blogindlæg vil jeg give dig nogle af mine råd til, hvordan du kan afholde effektive møder online.
Rådene bygger på mine erfaringer med at holde digitale møder. Brug dem du kan, og lad resten ligge 😉
Gode råd til effektive online møder
Vær teknisk forberedt
Hvis du som mødeleder skal holde møde med andre, skal du være teknisk forberedt. Det vil sige, du skal kende det program, som du vil holde møde i.
Mange bruger Skype, fordi det er et program, som de fleste kender – og det er en rigtig god løsning til online møder.
Der er dog også andre programmer, som kan anvendes til online møder.
Vælg det program, som du har det bedst med – og kend så dit program. Du skal helst kunne betjene dit system, så det ikke giver vrøvl undervejs.
Som minimum skal du kunne
– inviterer mødedeltagere
– åbne op for mødet
– lukke ned for mødet
Sværere behøver det ikke være. Heller ikke, hvis du er nybegynder i at holde onlinemøder. Så kan du altid sidenhen bygge på med pegepile, optagelser m.v.
Men det er godt, hvis du lige øver dig lidt i at få kamerat sat op og koblet på systemet, fordi du så også kan se dine mødedeltagere, og de kan se dig. Et møde med billede, giver et bedre møde end et, hvor det kun med lyd.
Vær fagligt forberedt
Som til alle andre møder, der bliver afholdt face-to-face, skal du også til online møder være fagligt forberedt.
Det vil sige, du skal have styr på dagsordenens indhold, om du skal præsentere eller svare på noget. Her er der ikke noget, der skille sig ud ift. almindelig møder eller online møder.
Vær visuel forberedt
Det som skiller sig mest ud, når du holder online møder ift. de fysiske møder, er at du skal være visuelt forberedt.
Det handler om, at du skal skabe en ramme, hvor du visuelt fremgår tydelig på skærmen. Du skal have tilstrækkeligt med lys, så du ikke bliver en mørk skikkelse på skærmen.
Eksperimenter – inden du skal holde mødet – med hvor du får den bedste visuelle fremtræden. Måske skal du sidde et andet sted end først tænkt, måske skal du indstille noget lys. Hav styr på disse ting inden mødet går i gang, da det ellers kan være et temmelig forstyrrende element.
Under det visuelle kan du også overveje hvilken baggrund du har. Jo roligere baggrund, jo letter undgår du at dine mødedeltagere bliver forstyrret af det, der foregår omkring dig. Hvis du gør det, kan dit budskab gå tabt, så find så rolig en baggrund som mulig.
Vær auditivt forberedt
Denne skiller sig også ud. Det er meget vigtigt, at du har god lyd, når du holder online møder, og den del tænker vi jo ikke over, når vi mødes fysisk.
Derfor skal du have en mikrofon, der virker og er tilsluttet det program, du holder møde i. Du kan med fordel bruge et headset eller dine earplugs fra mobiltelefonen. De virker som regel ganske upåklageligt.
Test lyden inden du byder op til online dialog. Det kan være en frustrerende oplevelse, at holde møde, hvor lyden ikke fungerer.
Hvad angår lyd, så prøv også at have så rolige omgivelser som muligt når du holder møde online. Baggrundsstøj forstyrrer – og det gælder hos såvel dig selv som de øvrige mødedeltagere.
Udøv mødeledelse
Som ved alle andre møder, skal du som mødeleder naturligvis sørge for at der bliver sendt en dagsorden ud med klar angivelse af om det er punkter til orientering eller til dialog.
Markér hvis andre af mødedeltagerne forventes at give en præsentation eller en fremstilling af noget. Folk skal også til online møder have tid til at forberede sig, og det gør man bedst med en klar dagsorden.
Der skal skrives et referat – og da det kræver lidt mere af dig at være mødeleder til et online møde (se nedenfor) end til et fysisk møde, kan denne opgave evt. uddelegeres til en sekretær eller en virtuel assistent som sidder med til mødet med det formål at dokumentere dets indhold.
Du kan også optage mødet, hvis din mødeplatform har sådan en mulighed, og dermed har du et visuelt referat.
Inddrag alle
Noget du som online mødeleder skal være særlig opmærksom på (og som er grunden til at du måske skal overlade referatet til en anden) er, at du under mødet får inddraget alle.
Mere end til almindelige møder, kan nogen have tendens til at putte sig lidt i den digitale dialog, og derfor skal du som leder af mødet, være opmærksom på dette.
Spørg om nogen har spørgsmål, noget at tilføje, hvad deres holdning er til det, der er emnet for jeres møde og lignende. Det sikrer, at du får alle med i mødet – og det giver også et bedre engagement.
Tal én af gangen
Når et møde afholdes online, kan det være mere end almindeligt forstyrrende, hvis mødedeltagerne taler i munden på hinanden.
Det gælder selvfølgelig også almindelige møder, men særligt gør det sig gældende online.
Kan dit mødesystem “mute” deltagerne, så brug evt. denne mulighed, så der kun er én person, der kan tale af gangen – og resten “unmutes” efter tur, og kan give deres besyv til sagen.
Benytter du dig af “mute” funktionen, er det også muligt at undgå støj på linjen, hvis deltagerene sidder i områder med megen baggrundsstøj.
Som mødeleder er det en ekstra opgave at holde styr på talerækken online, hvilket er en anden god grund til at du overlader referat til en anden.
Indfør gerne en tale-kø, hvor du som mødeleder holder øje med om deltagerne markerer, og giv dem så ordet i den rækkefølge, de melder sig i køen. Dette er særligt anvendeligt hvis du holder møde med mange deltagere.
Hold tiden
Når du holder møde – online eller ej – er det vigtigt at holde tiden.
Rigtig god fornøjelse med dine online-møder.