Hvordan kan du indrette en online arbejdsplads?
I disse dage oplever vi hidtil usete indsatser, der har det formål at inddæmme smittespredning med corona-virus.
Det betyder, at store dele af det offentlige Danmark har været lukket ned og medarbejderne sendt hjem. Det samme gælder for flere private ansatte.
Det betyder, at flere i fremtiden nok kan se frem til, at arbejde mere hjemmefra.
Men hvordan kan du det, hvis du ikke til hverdag er vant til at arbejde hjemmefra og virtuelt – og måske ikke kender til de smarte onlineværktøjer, der gør det muligt at arbejde hjemmefra.
Som virtuel assistent, arbejder jeg stort set udelukkende online og hjemmefra.
I dette blogindlæg vil jeg dele nogle af de onlineværktøjer, som du let kan tage i brug – så du kan indrettet et fornuftigt hjemmekontor, der sikrer dig, at du kan varetage dit job på distance.
Onlineprogrammer, der fremmer virtuel opgaveløsning
Computer
Du skal naturligvis have en computer med internetadgang, hvilket er så basalt at vi ikke gider tale mere om det – for det har du allerede, siden du kan læse denne tekst.
Fjernadgang
Du skal have adgang til dit arbejdsmateriale og din arbejdsplads drev, så du kan arbejde i dokumenter som du plejer. Hertil skal du have en VPN adgang. VPN betyder “virtual private network” og er en løsning, der skaber forbindelse fra din pc til din arbejdsplads’ netværk. Har du det, vil du kunne arbejde med dokumenter og tilgå mapper og filer helt som da du sad på din arbejdsplads og arbejdede.
Mail
Har du ikke en VPN adgang, kan du planlægge din uges arbejde og sørge for at sende materiale, dokumenter og andet, som du skal bruge til dig selv på mail. Gemme det lokalt og huske at lægge det ind i arbejdspladsens drev-system, når du er tilbage på pinden igen.
Mail skal du også bruge og kunne tilgå, så du kan kommunikere med kollegaer, din chef og virksomhedens kunder. De fleste virksomheder benytter Office-pakken med Outlook, og den kan tilgås online via Outlook Webmail.
Møde-programmer
På grund af den igangværende sundhedskrise, opfordres vi til at holde færre fysiske møder. Derfor er det en fordel, at konvertere disse til onlinemøder.
Der er flere programmer, der kan hjælpe dig til at holde onlinemøder:
-
Skype
Skype er et oplagt valg. Det er et system rigtig mange kender, enten i den private version eller som Skype for Business. Skype giver dig mulighed for at holde møder med få som mange. Du kan oprette grupper, hvis du har forskellige arbejdsteams du samarbejder i – og kan dermed let ringe til alle i en gruppe på én gang. Skype giver dig mulighed for at dele din skræm, hvis du vil vise andre noget af dit arbejde, og du kan også optage video af møderne, hvis dette er ønsket. Fx som et visuelt referat. Skype er gratis og du kan oprette en konto på kort tid.
-
Google Hangout
Hangout er Googles online mødeplatform, og fungerer i mange henseender som Skype. Du kan deltage i opkald eller videomøder og du kan dele din skærm. For at anvende hangout kræver det, at du har en google konto og en gmail. Det kan du oprette gratis og på få minutter. Er det dig, der er mødeleder, skal du oprette mødet og dele det link som du får ved oprettelse af onlinemødet. Det link sender du til de personer, som skal deltage i mødet. Det gør de ved at klikke på linket. Letter kan det ikke være.
-
Zoom
Onlineprogrammet Zoom er en virtuel mødeplatform, hvor du kan holde online møder for inviterede deltagere – her deler du et link ligesom ved Google Hangout. Du kan optage skærmen og mødets indhold – og du kan dele din skærm for at vise præsentationer eller det projekter, du arbejder med. I Zoom kan du ud over almindelige online møder holde videokonferencer og webinars. Zoom har en gratis basisversion. Der kan opgraderes til yderligere betalte services. For at komme igang skal programmet downloades til din device.
-
AnyMeeting
AnyMeeting (som er en del af Intermedia) er en mindre udgave af Zoom. Her kan du holde online møder med op til 4 deltagere i deres gratis version. Du kan som i de øvrige løsninger invitere deltagere til mødet, se dem via webcam og dele din skærm. For at komme igang skal programmet downloades til din device.
- Dokumenter
For at kunne producere noget hjemmefra, skal du naturligvis have adgang til dokumenter. Har du office-pakken er det naturligvis word og excell du kan anvende, men står du ikke med en Office-pakke på hånden, er der stadig gode muligheder.
-
Google sheets og docs
Har du adgang til en google konto kan du bruge dokumenter og regneark i henholdsvis google docs og google sheets. De gemmer automatiske dit indtastede indhold, når du har oprette dokumentet og givet det et navn. Læg dit materiale i google drev, så har du altid overblik over dit arbejde. I Google drev kan du oprette mapper og undermapper – ganske som du kender det fra dit mappesystem på computeren. Du kan dele dine dokumenter med andre ved at benytte et link, som er unik for hvert dokument. Du kan desuden give andre adgang til at redigere eller blot se dit materiale i google drev – hvilket gør denne løsning oplagt, hvis du arbejder i teams. For at anvende sheets og docs kræver det, at du har en google konto.
-
Open office
Open Office er en gratis kontorpakke-løsning, hvor du downloader programmet til din computer og herefter har adgang til regneark, dokumenter, database osv.
-
Fildeling
Nogle af ovenstående programmer kan benyttes til fildeling, hvilket kan være nødvendigt, hvis I er flere som arbejder på det samme projekt. Dropbox er også en rigtig god løsning til fildeling- og opbevaring. Dropbox et gratis program, hvor du kan uploade filer og materialer, som andre kan tilgå med et link. Har ud brug for mere plads end der er i den gratis version, kan der opgraderes til en betalingsversion.
Så kan du komme godt i gang
Med ovenstående er du hurtigt kørende og kan afholde møder og arbejde med dine projekter virtuelt.
Der findes et hav at forskellige programmer online, både betalte og gratis, og du kan selvfølgelig afsøge markedet for andre end de her nævnte. Jeg har valgt dem, du har læst her, som en god og oftest gratis mulighed for hurtigt at komme i gang med at arbejde hjemmefra.
God arbejdslyst.