Det bedste ved at prioritere, er at finde de opgaver, som kan uddelegeres.
Du har travlt med mange ting i din virksomhed, og det kan til tider bliver helt uoverskueligt, hvad du skal prioritere.
Men det kan faktisk være en god ide, at afsætte noget tid til at gennemgå de opgaver, du har i din virksomhed for at finde ud af, om du skal blive ved at udfører dem – eller, om en anden skal hjælpe dig.
For det med at prioritere kan godt blive en sjov og god øvelse i uddelegering.
De ofte anvendte opgaver til at prioritere
Eisenhower-modellen
En ofte anvendt model til at prioritere dine opgaver, er Eisenhower-modellen, angiveligt opkaldt efter den tidligere amerikanske præsident, Dwight D Eisenhower.
Essensen er at opdele opgaver efter kategorierne “Haster”, “Haster ikke”, “Vigtig” og “Ikke Vigtig”.
Disse 4 kategorier indplaceres i en matrix, hvor
- “Haster + Vigtig” betyder, at opgaven skal udføres nu.
- “Haster + Ikke vigtigt” er opgaver, du ikke skal beskæftige dig med, men derimod uddelegere til andre.
- “Haster ikke + Vigtig” indikerer, at opgaven skal gøres senere (efter “Haster + Vigtig”-opgaverne er udført.
- “Haster ikke + Ikke vigtig” er opgaver, du kan arkivere lodret i papirkurven, dem skal du ikke arbejde med.
Du benytter modellen ved at skrive dine opgaver på en post-it og placere den i det felt i matrixen, hvor den hører hjemme.
Vær realistisk med, hvad du kan nå i “Haster + “Vigtig”.
Jo flere opgaver du har i “Haster ikke + Vigtig” (gør senere), jo flere vil du potentielt kunne flytte over i “Haster + Vigtig” (gør nu), hvis du ikke er realistisk med din tid – og dermed vil feltet med opgaver der skal gøres nu, pludselig bliver oversvømmet.
Så vurder grundigt, hvilke opgaver der haster mest, hvilke der kan vente og ikke mindst hvilke, du kan give til nogle andre ved at udøve uddelegering.
ABCDE-modellen
En anden model til at vurdere vigtigheden af opgaver, er bogstavsmodellen. Den kan variere fra ABC modellem over ABCD modellen til ABCDE modellen.
I sin fulde længde af 5 bogstaver, prioritere du opgaver på din to-do-liste ud fra følgende kriterier:
A = Skal – opgaven skal udføres med det samme
B = Bør – opgaven bør udføres snarest – når alle A er udført
C = Rart – opgaven ville være rar at få fra hånden, når de opgaver der er under A+B er klaret
D = Uddelegeres – opgaven hører ikke til på dit bord, men kan gives til en anden, som kan klare den hurtig og lettere end dig
E= Ingen konsekvens – opgaven er ikke vigtig, og det har ingen betydning, om den bliver lavet eller ej
Skal og kan modellen
En tredje og ganske simpel måde at prioritere på, er ved at benytte kan og skal vurderingen.
Her deler du dine opgaver op i to kategorier:
- Dem, du skal udføre nu
- Dem, du kan udføre senere
Hvorfor modellerne ikke altid virker efter hensigten
Hvilken model – om nogen – du vælger at benytte dig af afhænger af flere ting.
- Er du god til at følge modeller og passe ind i kasser for, hvordan “man skal” prioritere?
- Er du stringent og følger modellens anvisninger?
- Er du målrettet og faktisk udfører dine opgaver som prioriteret?
Det kan også afhænge af, om du rent faktisk kan lide at prioritere – eller føler at din mængde af opgaver er så stor, at du har behov for at prioritere.
Hvis du ikke er tilhænger af at arbejde indenfor rammerne af en prioriteringsmodel eller matrix, så er det min erfaring, at du vil opleve, at det med at vurdere opgavernes vigtighed, ikke rigtig dur efter hensigten.
En anden grund til at jeg synes, at prioriteringsmodeller ikke altid virker helt så godt som tænkt, er at modellerne ikke tager højde for
- vores evne til at lave overspringshandlinger
- vores frie vilje til selv at bestemme – uanset model
- vores fornemmelse af lyst eller ulyst til at gøre noget bestemt
En anden tilgang til prioritering
Jeg vil derfor gerne præsentere dig for en anden tilgang til at prioritere – en tilgang, som har mere fokus på intuition, det at mærke efter og prioritere efter, hvad du har energi og lyst til – og hvad du har mindre energi og lyst til.
Jeg tror på, at det er lysten, der driver værket.
Når du arbejder med noget du har lyst til, oplever du flow. Det gør dig meget effektiv, og du får mere energi.
Når du arbejder med noget, du ikke har lyst til, så mister du energi og opgaven bliver endnu sværere at få fra hånden. Du bliver langsommere og mindre effektiv.
I stedet kan du mærke efter og fordele dine opgaver efter to kategorier som jeg kalder “Smerteopgaver” og “Hjerteopgaver”.
1. Smerteopgaver
Smerteopgaver er de opgaver, du
- ikke har lyst til
- ikke har energi på
- altid udskyder
- drømmer om at slippe for
- synes er svære
- synes er uoverskuelige
- gør dig i dårligt humør
2. Hjerteopgaver
Hjerteopgaver er de opgaver, du
- har lyst til
- har energi på
- glæder dig til
- gerne vil have flere af
- synes er sjove
- synes er spændende
- gør dig i godt humør
Sådan bruger du smerte – og hjerteopgaver
Lav en liste over dagens opgaver, du skal have udført.
Marker om opgaven er en hjerte- eller smerteopgave.
Fordel opgaverne, så du bruger hjerteopgaverne som en belønning for smerteopgaverne – begynd evt. gerne med en hjerteopgave for at lægge den gode stemning og energi, så du får flow, og kan bruge den som katalysator for at udføre smerteopgaverne.
Det kunne f.eks. se sådan ud:
- Hjerteopgave
- Hjerteopgave
- Smerteopgave
- Hjerteopgave
- Smerteopgave
- Smerteopgave
- Hjerteopgave
Overvej at uddelegere smerteopgaverne, hvis du har mange af dem, for de vil typisk stjæle for meget af din tid og energi, som du kan benytte til andre ting.
Og det bringer os så til konklusionen på aftenens samtalesalon:
Det bedste ved et prioritere, er at finde de opgaver, som kan uddelegeres
På baggrund af introduktionen til de forskellige prioriteringsmodeller – herunder smerte- og hjerteopgaver – kom der flere gode ideer til at prioritere.
Sæt en tidsramme
En tilgang til at få ting gjort, er at prioritere opgaverne efter en tidsramme. Opgaven må eksempelvis ikke tage mere end 2 timer at få færdiggjort. Når tiden er gået, skal opgaven være færdig. Dette tidsmæssigt benspænd skaber fokus og målrettet indsats, og gavner evnen til at udføre de vigtigste af dagens opgaver.
Gør det som glæder
Lidt i forlængelse af idéen bag hjerteopgaver, er tilgangen med at gøre det som glæder. I stedet for at skrive lister og forsøge at passe ind i kasser og prioriteringsmodeller, er en god måde, at få ting gjort, at gøre de ting, der giver dig størst glæde. Og undlad at beskæftige dig med de opgaver, der gør dig i dårligt humør eller stjæler din energi. Dem kan du outsource, og lade andre om at håndtere.
Del store opgaver i en række underopgaver
Hvis en opgave er stor, kan den hurtig blive uoverskuelig. Dermed kan den hurtig vokse sig større end den egentlig er, og blive en opgave, der kalder på både overspringshandlinger, fornægtelse og resignation. En opfordring var derfor at bryde de store opgaver ned i mindre dele – opgaver, der er så små, at de er overskuelige og til at håndtere. Når mange af de små underopgaver er løst, vil hele den store opgave til sidst være fuldført.
Uddeleger opgaver
Deltagerne på aftenens samtalesalon var i høj grad enige om, at det bedste ved at sætte sig ned for at prioritere opgaver i virksomheden var, at blive bevidst om opgaver, som kan uddelegeres.
Ved at prioritere, mærke efter og vurdere, hvad tiden er bedst brugt til, får du øjnene op for, at der faktisk er en gruppe af opgaver, som
- du ikke har lyst til at beskæftige dig med
- du synes er svære
- som ikke falder ind under din kerneopgaver
- som stjæler tid fra din kerneopgave, hvis du arbejder med dem alligevel
- som en anden kan udføre hurtigere og lettere end du selv kan
- som ikke giver dig energi, flow og glæde
- som stjæler din energi, gør dig irriteret og trist
Typer af opgaver som disse kan du overlade til andre. Men du opdager dem måske først, når du sætter dig ned for at prioritere. Og derfor mener aftenens samtalesalon-deltagere, at det bedste ved et prioritere, er at finde de opgaver, som kan uddelegeres.
Prøv det selv – og hvis du når frem til, at du gerne vil slippe af med en opgave, f.eks. opgaver vedrørende din online kommunikation, så er du velkommen til at booke en afklarende samtale om hjælp i din virksomhed.