Webinar er et hit
Det er blevet særdeles populært at holde webinar, online events og digitale temadage/kursusdage/workshops.
Og med god grund.
For dels kan du samle mange, der interesserer sig for det, du har at fortælle – og dels kan du gøre det helt uden de store omkostninger, da du ikke skal betale for lokaleleje og forplejning.
Det eneste der skal til, er en internetforbindelse og en online platform, du kan afholde dit møde i.
– Og så selvfølgelig et emne, du vil fortælle om samt et sted, dine lyttere kan tilmelde sig.
Kan alle holde webinar?
Ja, alle med et emne på hjerte kan holde et webinar. Det gode webinar eller online event bliver båret oppe af emnet.
Men det er også afgørende, at der er styr på teknikken.
At afholde online kursusdage eller digitale arrangementer, er ikke kun at tænde for skærmen og formidle dit budskab.
Det er også at sikre, at teknikken spiller, at folk kan tilmelde sig m.v.
Disse tekniske og praktiske ting, skal der være styr på, når du holder webinar eller andre digitale arrangementer
Inden webinaret
1. Tilmelding
Du skal som det første sørge for at dine kommende deltagere på webinaret, kan tilmelde sig et sted.
Her er et booking-system eller et arrangement-system oplagt, da du dermed kan modtage tilmeldinger automatisk – og du skal ikke selv holde øje med tilmeldingerne via eksempelvis emails.
Tilmeldingen kan du også klare via en ny liste til dit nyhedsbrev-system.
Holder du webinaret i et af de mange webinar-programmer, der findes, vil der her være mulighed for at organisere tilmeldinger.
2. Bekræftelse og påmindelse
Det er en rigtig god ide – og en fin service – at du sender en kvittering til dine deltagere lige efter de har tilmeldt sig dit online arrangement.
Ligeledes er det ofte hensigtsmæssigt, at du dagen før og evt. 1 time før dit arrangement begynder, sender en påmindelse til dine deltagere, så de husker, at de skal med på webinar.
Disse ting kan opsættes på samme måde som tilmeldingen.
3. Hjemmeside med information om dit event
For at gøre opmærksom på dit event, bør du oprette en side på din hjemmeside – en såkaldt landingpage eller tilmeldingsside. Her fortæller du om
* Hvad dit webinar/online event handler om.
* Hvornår det afholdes.
* Hvad tid det afholdes.
* Udbytte af at deltage.
* Tilmeldings-boks, hvor dine interessenter, kan skrive sig op for at deltage på dit event.
* Lidt om dig, så interesserede kan lære dig lidt at kende, inden de tilmelder sig.
4. Udarbejdelse af materiale
Før du byder velkomme til dit digitale arrangement, skal du have alt dit materiale klar. Det kan f.eks. være:
* Powerpointpræsentation.
* Materiale som deltagerne skal have udleveret inden eller efter webinaret/online kursusdagen.
* Noter til dig selv om, hvad du vil sige som velkomst og afslutning.
* Din opfordring til handling. Hvis du tilbyder en ydelse i slutningen af dit webinar, så forbered det på forhånd, så du ved, hvad du vil tilbyde, hvorfor og til hvilken pris.
5. Test dit system
Jeg vil også anbefale, at du tester hele dit system igennem lige fra tilmeldings-flow til selve online udsendelsen.
Prøv det af nogle gange, særligt hvis det er første gang, du holder webinar.
Vær tryg ved dit system og teknikken, så du kan navigere i det, og ved, hvor du skal trykke for at starte, slutte, benytte chat, afstemninger mv.
“Når jeg holder webinar, er det vigtigt for mig, at det bliver så godt som muligt, og at jeg kan levere det, som tilhørerne forventer. Derfor giver det mig ro, at Rikke er med som moderator og co-host.
Hun holder styr på spørgsmål i chatten og sikrer, at jeg ikke glemmer noget af det, jeg har planlagt. Og så smitter hun mig med en slags ‘teknisk ro’.
Jeg synes, at mit webinar bliver mere professionelt, når jeg har en moderator med mig.”
Birgitte Iversen
Kommunikationsrådgiver og indehaver af RETNING.dk
Under webinaret
Når de indledende opgaver er ordnet, er du nået til at afholde dit webinar/online event/ digital kursusdag.
Det er her, du skal byde velkommen til dine gæster og levere det indhold, du har stillet dem i udsigt. Også i denne fase, er der nogle ting, du bør holde dig for øje.
5. Vær klar i god tid før du går live
Sørg for at du er klar, parat til start i god tid inden du går live. Forbered dig, slap af, tøm hovedet for andre opgaver og gøremål. Fokuser på dit webinar-indhold.
Mød op og tænd for systemet i god tid, så du er sikker på at alt fungerer som det skal.
Luk evt. dine deltagere ind lidt før den officielle åbningstid, så alle er online og klar til det annoncerede starttidspunkt. Her har du også en mulighed for at small-talke lidt med din deltagere inden præsentationen officielt begynder.
6. Hold øje med evt. forsinkede deltagere
Ind i mellem sker det, at en deltager eller flere, ikke får logget på til starttidspunktet. Afhængig af hvilket system du benytter til dit digitale arrangement, kan deltagerne bare drysse ind uden problemer – eller du skal lukke dem ind i arrangementet.
Er det sidste tilfældet, kan det være en god ide, at holde øje med evt. forsinkede deltagere, og lukke dem ind.
Det kan dog også forstyrre din præsentation og koncentration, at skulle jonglere forsinkelser og formidle dit indhold samtidig – så overvej, om du vil lukke forsinkede deltagere ind eller om døren lukker, når din præsentation begynder.
7. Hold øje med chatten
De fleste systemer til online møder og webinar, er udstyret med en chat-funktion, som er en rude i systemet, hvor du kan skrive til dine deltagere eller de kan skrive til dig.
Det er denne chat-funktion, der oftest anvendes til at dele links eller der, hvor deltagerne kan skrive spørgsmål til dig undervejs.
Jeg vil anbefale, at du beslutter dig for, og fortæller dine deltagere fra starten, om du besvarer spørgsmål i chatten under præsentationen – eller om du samler op til slut i webinaret, og besvarer spørgsmål til den tid.
Afhængig af hvor erfaren du er, og hvor koncentreret du har behov for at være under din præsentation, kan det være en god ide, at vente med spørgsmålene til sidst – da du så kan holde fuldt fokus på at formidle dit materiale og ikke på at tjekke chat-funktionen.
Uanset, vil jeg dog også opfordre dig til i de første minutter, lige at have et halvt øje på chatten, da det er her dine deltagere vil gøre dig opmærksom på, om der er problemer med lyd eller billede eller andet, der kan udfordre.
8. Vær beredt til at hjælpe med evt. tekniske udfordringer
I langt de fleste tilfælde vil du ikke opleve forstyrrelser i teknikken, men det sker. Det kan ske for alle – og her handler det om at holde hovedet koldt. Lad være at panikke, hvis der er klumper i den tekniske forbindelse.
Det kan være en god ide at informere dine deltagere inden præsentationen går i gang, at hvis de oplever udfordringer, kan de prøve at
* Logge ud og ind igen.
* Genstarte/opdatere deres pc/tlf.
* Slukke for andre programmer og browservinduer, da det kan indvirke forstyrrende på webinarforbindelsen.
Gør det også klart, at du ikke kan yde indgående teknisk support, hvis du ikke har mulighed for det.
9. Vær nærværende og fokuseret
Det er super vigtigt, at du under din præsentation er nærværende og fokuseret.
Din formidling skal gå så klart igennem som overhovedet muligt. Det er derfor afgørende, at du mærker med dig selv, hvad der skal til, for at du kan levere dit bedste.
Og ud fra det, gør op med dig selv, om du har lyst til at præsentere, holde styr på chat og teknik, lukke forsinkede deltager ind mv. eller om du vil overlade det til en hjælper, en moderator, som bistår dig, så din præsentation er dit hovedfokus og intet andet.
10. Svar på spørgsmål til din præsentation
Når du har afsluttet din præsentation, er der ofte spørgsmål til dit indhold.
Du skal derfor være forberedt – og have sat tid af – til at deltagerne kan stille opklarende spørgsmål til det, de lige har hørt.
Spørgsmål-sessionen i et digitalt arrangement er en fabealgtig god måde, at komme tættere på dine deltagere og indgå i dialog, så prioriter endelig denne del.
11. Afslutning
Rund dit webinar af på en god måde, hvor du
* Takker for deltagelse.
* Gør det klart, hvordan dine deltagere kan få fat i dig (kontaktinfo), hvis de har afklarende spørgsmål.
* Hvad du ønsker dine deltagere skal gøre noget – f.eks. om de kan købe noget, få en afklarende samtale, skal indsende noget, besvare noget eller lignende. Efterlad ikke dine deltagere med forundring over noget.
* Fortæl, om der bliver sendt en optagelse af dit webinar/præsentation efterfølgende.
“Jeg har benyttet mig af Rikke Dunne flere gang ifht. afholdelse af mine webinarer. Rikke er en kæmpe hjælp både før, under og efter webinaret.
Før webinaret sørger hun for alle de praktiske ting med at beskrive og oprette begivenheden både på de sociale medier og på min hjemmeside.
Under selve webinaret er Rikke “co-host”, hvilket vil sige, at hun sørger for at holde styr på chatten, og sender aktuelle spørgsmål videre til mig. Så kan jeg holde fokus på emnet, og formidlingen af materialet.
Efter webinaret er det Rikke, der klipper video-optagelse af webinaret til, og sender mails ud til deltagerne med link til video-optagelser og andre relevante links og infos.
Jeg kunne slet ikke forestille mig at lave webinarer uden Rikkes hjælp, – så ville det tage alt for lang tid fra mig. Tid som jeg hellere skal bruge på min business.
Jeg kan kun anbefale andre at gøre brug af Rikke og hendes viden ifbm. webinar-afholdelse. Det fortryder I ikke 👍🏻😊.”
Rikke Bech Skougaard, Optimeringsekspert, specialist i Personlig Effektivitet og Inspirator til arbejdslivet – Hybjerghus.dk og Businesscamp.nu
Efter webinaret
Når du har afholdt dit webinar/online workshop m.v. er der nogle praktisk, opfølgende opgaver, du skal ekspedere.
12. Skal der sendes en optagelse
Hvis du har optaget din præsentation, så deltagerne kan gense det, eller dem, som ikke kunne deltage kan se det efterfølgende, så skal du have et set-up klart, hvor optagelsen bliver sendt ud.
I nogle webinarprogrammer sker det ved et tryk på en knap. Benytter du ikke et webinarprogram men eksempelvis Zoom, skal dette ske via dit nyhedsbrev-system.
Her opsætter du en mail, som du sender ud til deltagerne med link til optagelsen. Optagelsen kan du uploade til Youtube og/eller din hjemmeside, så deltagerene kan se genudsendelse her.
13. Skal optagelsen redigeres inden udsendelse
Hvis du synes, at du gerne vil redigere lidt i din optagelse, inden den sendes ud til deltagerene, skal du ordne dette i et redigeringsprogram. Screencast-o-matic er en god mulighed, som jeg selv anvender.
Hvis du har behov for at redigere din video, kan det være fordi
* Optagelsen kører i lang tid inden din præsentation begynder.
* Du gerne vil indsætte intro- og outrobilleder i begyndelse og slutningen af optagelsen.
* At du vil klippe nogle dele ud af optagelsen – eksempelvis, hvis der har været tekniske bøvser.
* Hvis du på anden vis vil forskønne din optagelse med grafik eller undertekster eller lignende.
14. Hvordan skal evt. opfølgende materiale / optagelse gemmes og udsendes
Afhængig af, hvad dit digitale event handler om, kan det være, du har behov for at sende links eller materiale til dine deltagere efter afholdelse.
Det kan du medsende i den nyhedsbrevmail til deltagerene, hvor du også udsender en evt. optagelse.
Sørg for dit materiale er i pdf, og med dit logo eller navn på, så deltagerne ikke er i tvivl om, hvor materialet stammer fra.
Gem dit materiale på en skjult side på din hjemmeside, hvor linket kun tilgår deltagerene fra webinaret, i en dropbox, onedrive eller lignende, hvor det er let for dine deltagere at få adgang materialet.
Hav dette materiale klar så hurtigt som muligt efter dit online event, så du kan sende det ud senest 1-2 dage efter afholdelse.
15. Skal der sendes opfølgende information til deltagerne i tiden efter dit online event
Hvis dit webinar eller online workshop giver mulighed for at tilmelde sig et kursus, uddannelsesforløb eller en række coaching-sessioner, kan det være en ide, at opsætte et automatiseret email-flow, der bliver sendt til deltagerene i tiden efter dit webinar med passende intervaller imellem.
Benytter du dig af denne mulighed, skal dette flow planlægges og opsættes.
Det er absolut ikke nødvendigt med sådan et flow efter et digitalt arrangement, men det kan være en måde at holde dine deltageres interesse fanget og give dem yderligere information om f.eks et uddannelsesforløb eller lignende – information, du ikke kan nå at dele på et webinar ellers om du ønsker at uddybe.
”Rikkes virtuelle assistance før, under og efter mine webinarer har været en kæmpe hjælp. Jeg har kunnet fokusere og koncentrere mig om formidlingen af det faglige indhold til mine webinarer, når jeg vidste, at jeg havde Rikke ”i baghånden” som moderator.
Rikke sørgede for at trykke på optagerknappen ved starten af webinaret og under webinaret slukkede hun for deltagernes mange mikrofoner, som har det med åbne sig ”sådan af sig selv!” og det er utrolig forstyrrende både for de øvrige deltagere og ikke mindst for mig som oplægsholder.
Rikke lukkede nye deltagere ind, svarede på tekniske spørgsmål i chatten, opsamlede spørgsmål til mit oplæg i chatten og læste dem op i slutningen af webinaret, så jeg kunne svare på dem som afslutning samt styrede et par polls (spørgsmål til deltagerne) i begyndelsen og slutningen af mit oplæg.
Før webinaret oprettede hun en side til tilmeldinger, satte nyhedsbreve op til de tilmeldte, som blev sendt ud lige efter tilmelding og så et par remindere op til webinaret, hvor der også blev sendt link med til webinaret.
Efter webinaret sørgede Rikke for at optagelsen blev klippet sammen og lagt ud på en platform, så alle tilmeldte efterfølgende, fik et link til optagelsen.
Det var en kæmpe hjælp for mig at have Rikke, til den mere tekniske side af webinaret
Altså en stor anbefaling til at benytte Rikke som moderator“.
Annette Kjærsgaard
Privatpraktiserende ergoterapeut med PhD inden for dysfagi og rehabilitering, specialergoterapeut i senhjerneskade, instruktør i F.O.T.T. (Facial Oral Tract Therapy) samt ejer af Dysfagiklinikken
Der er meget at holde styr på
Det er populært, lærerigt og berigende at afholde digitale events fordi det er relativt let, det koster ikke meget, du kan engagerer mennesker i hele landet og du kan skabe opmærksomhed om dig og din virksomhed.
Men der er en del af holde styr på. Det skal du dog ikke lade dig afskrække af, men blot tage opgaverne en af gangen, planlægge detaljeret og forberede dig godt.
Så vil du se, at det ikke er så overvældende endda. Jo flere gange du prøver det, og jo mere erfaren du bliver, jo lettere bliver alle trin i processen også.
Vil du gøre det hele selv – eller vil du benytte en moderator til at assistere dig?
Hvis du gerne vil holde webinar, temadage, workshops, kurser mv. online, men har brug for at holde fokus på indholdet og præsentationen af dit materiale, kan det være en god ide, at få lidt hjælp til dine digitale events.
Her kan du koble en moderator på din aktivitet, som kan bistå dig i de praktiske opgaver inden og efter dit digitale arrangement og ikke mindst være med under din præsentation til at holde styr på chat, optagelse, lukke deltagere ind, holde øje med spørgsmål og udfordringer undervejs.
”En arbejdsgruppe bestående af ergoterapeuter fra 3 Ergoterapifaglige Selskaber har samarbejdet med Rikke Dunne, Passion for Projekter, under arbejdet med at planlægge og afholde en virtuel ergoterapifaglig tema-eftermiddag.
Vi kontaktede Rikke Dunne på baggrund af en anbefaling, for at få teknisk sparring i brug af platformen Zoom til afholdelse af den virtuelle temadag, samt anden praktisk/teknisk hjælp undervejs. Rikke Dunne var behjælpelig med at gennemskue hvordan mødet kunne afholdes på Zoom, opsætning af møde, samt få mødet planlagt med booking, links, koder m.m. Der var en god dialog og mulighed for at drøfte fordele og ulemper ved forskellige måder at afholde temadagen på.
På temadagen skulle der være oplæg fra 3 foredragsholdere, 2 danske og 1 udenlandsk. Rikke Dunne havde kontakt til foredragsholderne og tilbød dem individuel konsultation, hvor de afprøvede nødvendige tekniske færdigheder, fx kendskab til Zoom funktioner, afprøvning af deling af skærm m.m. inden temadagen. Dette fungerede godt og der er kommet positiv feedback fra foredragsholderne på denne mulighed.
Vi gjorde også brug af Rikke Dunne, som moderator under selv afholdelsen af den virtuelle tema-eftermiddag. Som moderator var det Rikke Dunnes opgave, at ”åbne” mødet, lukke deltager ind til mødet, give praktisk information i starten af mødet, slukke mikrofoner undervejs, være ordstyrer, samt holde tidsplanen.
Samarbejdet med Rikke Dunne betød, at vi som arbejdsgruppe kunne koncentrere os om, at planlægge det faglige indhold til temadagen uden at skulle sætte os betydeligt ind i det tekniske. Det var en stor hjælp for os og gav ro i maven under afholdelsen af temadagen.
Selve temadagen blev afholdt meget professionelt med godt overblik og styr på arbejdsgruppen, deltagere, foredragsholdere og teknikken. Rikke Dunne fremstod meget forberedt og sikker. Der var taget højde for alle detaljer.
Vi takker for et godt samarbejde og giver en stor anbefaling med herfra”.
På vegne af arbejdsgruppen, Daniela Jakobsen, Signe Janum Eskildsen og Lene Møller.
Der er mange fordele ved at benytte en moderator på dit webinar eller andre online events
👩💻 Du har en hjælper, der bistår dig i alle dele af processen.
👩💻 Du opnår tryghed ved ikke at skulle håndtere alt på egen hånd.
👩💻 Du har tid til at skabe din præsentation, mens en anden har styr på det praktiske.
👩💻 Du har ro og fokus under webinaret til at formidle dit indhold – og intet andet.
👩💻 Du er sikker på, at du husker alle vigtige trin i processen.
👩💻 Du fremstår godt forberedt og professionel.
👩💻 Du har en sparringspartner, der kan give råd og vejledning til de forskellige opgavers løsning.
👩💻 Du sparer tid og bekymringer, fordi du kan overlade “de svære ting” til en anden.
👩💻 Du bliver mindre nervøs, fordi du ikke har alt ansvar selv, men du har en medvært til at facilitere og styre dit event.
👩💻 Du får rent faktisk holdt dit webinar eller online event, fordi du ikke bliver bremset i teknik-problemer eller manglende overblik over mulighederne i dine systemer.
Har du brug for en håndsrækning?
Jeg er klar til at hjælpe dig med alle opgaver, der vedrører at afholde online aktiviteter. Jeg er en erfaren virtuel assistent med mange webinar-kilometer i bagdelen – for jeg sidder med i kulissen ved mange webinars, online præsentationer, kursusdage m.v.
Det giver mine kunder tryghed at have en hjælper med på sidelinjen, der tager sig af alle praktikaliteter, og giver plads, rum og ro til at de kan fokusere på at leverer et indhold, der er klart, direkte, målrettet og uforstyrret.
Det samme kan gøre sig gældende for dig.
Vil du have min hjælp, så kontakt mig gerne.