Hvad er en virtuel assistent
En virtuel assistent er en freelancer, som arbejder selvstændigt og som hjælper andre – typisk mindre virksomheder og soloselvstændige, med at løse opgaver.
Den virtuelle assistent arbejder fra sin egen lokation, og er ikke en fysisk del af virksomheden, som hun assisterer – og arbejdet foregår overvejende virtuel – altså online.
Typisk vil en virtuel assistent beskæftige sig med områder inden for kommunikation, administration, formidling og tekniske løsninger i forhold til de opgaver, som løses.
Der er mange solo-selvstændige og mindre virksomheder, som kan have god gavn af at benytte en virtuel assistent. Er du i tvivl, om det kunne være dig og din virksomhed, så får du nu 10 tegn på, at du har brug for en virtuel assistent.
1. Du har for travlt
Det første tegn på, at du godt kunne bruge en assistent er, at du simpelthen har for travlt.
Der er for mange ting i pipeline og stakkene på dit bord hober sig op.
Det kan være svært for dig at nå de helt basale ting i din virksomhed, og det begynder at have sin omkostninger i form af stress, dårlig søvn og ikke mindst dårlig samvittighed over at være konstant bagud.
Her kan det være en fordel, at du gør brug af en hjælper i form af en virtuel assistent.
2. Der er opgaver du ikke kan lide / har lyst til at udføre
Vi er alle gode til visse ting, og mindre gode til andre ting. De opgaver vi er gode til, giver os energi, flow og resultater.
Det modsatte gør sig gældende for de opgaver, vi ikke kan lide eller ikke har lyst til at udføre.
Og dem er der jo altid nogle af… De kan tage en masse energi og fokus fra de opgaver, du helst vil lave, og som du hjælper dine kunder med.
De opgaver som du ikke har lyst til at beskæftige dig med eller kan lide at udføre, er typisk dem, du skubber foran dig, og venter med at få fra hånden i allersidste øjeblik.
Hvis du fx har mange overspringshandlinger i forhold til visse opgaver, så har du typisk identificeret en opgave, du ikke kan lide at udføre eller har lyst til at udføre.
Og så er der jo faktisk ingen grund til, at du skal spilde din værdifulde tid på sådan nogle opgaver, når du kan uddelegere dem til en virtuel assistent, som kan ordne dem for dig, mens du har fokus på de opgaver, der skaber energi, flow og fokus for dig.
3. Der er opgaver, du bare ikke gider bruge tid på
Et tredje tegn på at du med fordel kan engagere en virtuel assistent er, hvis du har opgaver som du simpelthen bare ikke gider bruge tid på.
Der er nogle opgaver, som livet bare er for kort til at bruge tid på. Hvis du har nogle af dem, så sørg for at få dem ud af butikken og ind på bordet hos en assistent, som kan klare dem for dig – og som måske endda synes det er en sjov opgave at løse.
Det frigiver en masse tid. Den kan du bruge på noget andet, og du slipper for frustrationerne ved at skulle løse denne form for opgaver.
4. Du vil gerne vækste din virksomhed
Som solo-selvstændig eller lille virksomhed vil du med stor sandsynlighed gerne vækste din virksomhed.
Men du får aldrig rigtig taget hul på din udviklings- og vækststrategi, fordi du hele tiden bruger tid på opgave som du ikke har lyst til. Opgaver som du er nød til at lave, men som ikke er en del af din kerneopgave, fx markedsføring, nyhedsbreve eller opdatering af din hjemmeside.
Du bruger tid på opgaver som disse, men de giver dig ingen energi og stjæler faktisk fokus fra de opgaver, som kunne give dig flere kunder, flere opgaver, mere vækst og mere indtjening.
En god løsning er at definere, hvilke opgaver du kan outsource til en virtuel assistent, så du får luft i kalenderen til at arbejde med din strategi, så du kan vækste din virksomhed.
5. Du har brug for hjælp, men vil ikke have ansatte
Som mange andre, der driver egen virksomhed, så drømmer du måske om at få en hjælpende hånd til at løse nogle af alle de opgaver, der følger med at være selvstændig eller at drive en mindre virksomhed.
Og måske går du i overvejelser om, hvorvidt tiden er inde til at få din første medarbejder.
Men måske er du ikke helt tændt på ideen om at skulle ansætte – for der er mange regler omkring det at have medarbejdere, og det er en stor forpligtelse at ansætte – og det kan måske virke mindre tiltalende for dig.
På den anden side har du indset, at du ikke kan nå det hele selv, så noget skal der ske.
Her er en virtuel assistent en virkelig god løsning. Du får hjælp i din forretning, men du slipper for de bånd og forpligtelser, og måske også bekymringer, der kan følge med at skulle ansætte en medarbejder.
En virtuel assistent kan du hyre på timebasis og efter behov. Det er en meget fleksibel løsning til at få den hjælp, du har behov for.
6. Der er opgaver du gerne vil have udført, men du har ikke tid
Et 6. tegn på at tiden er inde til at samarbejde med en virtuel assistent er, at du har en række opgaver, som du gerne vil have udført, men du har svært ved at finde tiden til det.
Måske drømmer du om at skrive en bog?
Måske vil du gerne have konverteret din viden til et online kursus?
Måske har du brug for at researche på et emne eller at gå gang i en podcast?
Det kan være du gerne vil have en ny hjemmeside eller shinet din nuværende op, og måske har du brochurer, markedsføringsmateriale og andre projekter liggende i skuffen, som venter ivrigt efter at blive fuldført, men du har ikke tid.
Samtidig er du klar over, at hvis du får disse projekter ud over skranken, vil det have en positiv effekt på din virksomhed og være med til at cementere din ekspertviden og status.
Her vil det være en fordel, at du benytter en virtuel assistent.
Via en dialog om dine opgavebehov kan en virtuel assistent ghostwrite store dele af dit materiale til podcasts, blogs, bøger, onlinekurser – herunder også den tekniske del med opsætning og købs-flow.
Det giver dig mulighed for at præsentere nye produkter, der kan hjælpe dine kunder, og give mere indtjening i din virksomhed – og det helt uden at du skal have dårlig samvittighed over ikke, at have tid til at fikse disse ting.
7. Du har indimellem brug for en hjælpende hånd
Der er mange hatte at bestyre, hvis du er selvstændig eller sidder i en mindre virksomhed.
Nogle gange er det let at klare det hele selv, men i perioder er der ikke tid til at nå det hele.
Her tænker du ”Gid jeg dog lige havde en i baghånden, der kunne give et nap med et par timer”.
En virtuel assistent er sådan en, du kan have i baghånden og kontakte, når det brænder lidt på – og som du kun skal engagerer efter behov.
Det kan give stor ro at vide, at der er en, der kan træde til og give en hånd med i en spidsbelastnings-periode, men hvor du ikke binder dig til mere end der er brug for.
Så hvis du ind imellem har brug for hjælp, så er det endnu et tegn på, at du har brug for en virtuel assistent.
8. Du vil gerne have en at sparre med
Særligt hvis du driver din virksomhed alene, kan det være en udfordring at få vendt tanker og få vurderinger på din virksomhed.
Det kan være lidt ensomt at drive virksomhed alene, da du ikke lige har adgang til kollegaen på den anden side af skrivebordet, som kan give dig feedback eller sparring på dit materiale eller en opgave du er i gang med.
Mangler du tit en sparringspartner i din virksomhed, kan du gøre brug af en virtuel assistent til det.
Her kan du også få coaching på dine tanker om at drive virksomheden – eller hvis du oplever barrierer eller udfordringer som virksomhedsejer.
Det er en værdifuld mulighed fordi to sæt øjne tit ser bedre end et – og dialog kan fremme mange løsninger.
9. Du vil gerne spare tid
En væsentlig grund til at mange selvstændige gør brug af en virtuel assistent er at de gerne vil spare tid.
Nogle opgaver kan du sagtens selv løse, men måske kan en anden gøre det lige så godt – og måske hurtigere.
Når du har en virtuel assistent, kan du spare en del tid, som du kan bruge til meget andet. Så er tiden knap i din biz, så kan du få lidt mere af den ved at få dig en assistent.
10. Du vil bruge din tid på det, du er god til
Det 10. tegn på at du har brug for en virtuel assistent er, at du virkelig bare gerne vil bruge tiden på det du er god til – og ikke forholde dig til alt det andet mere end højest nødvendigt.
Som virksomhedsejer har du en kerneydelse. Det er det du er god til, og det du skal bruge din tid på.
Det er frustrerende, hvis du føler at du ikke har tid til at arbejde med din kerneopgave – eller at din kerneopgave kan blive leveret bedre, hvis du ikke også skulle brug tid på en masse andre ting og sager, som følger i kølvandet på at eje en virksomhed.
Også her kan en virtuel assistent være løsningen. Du kan outsource – og det giver dig mulighed, tid og ro til at fokusere på at lave det, du er bedst til.
Hvor mange kan du nikke ja til?
Du har nu fået 10 tegn på, at du har brug for en virtuel assistent.
Hvor mange af dem kunne du nikke ja til?
Du kan bruge listen her og skabe et overblik over, hvor mange af de 10 tegn du kan genkende.
Manner, jeg kunne godt bruge noget hjælp!
Sidder du lige nu og tænker: Manner, jeg gad da virkelig godt at få lidt hjælp fra sådan en virtuel assistent – så kan det være, at vi to skal samarbejde?
Jeg er noget af en administrativ blæksprutte og er også teknisk habil udi nyhedsbrev-systemer, hjemmesider og projektstyring af større eller mindre karakter.
Det ville være alletiders at hjælpe dig i din virksomhed, så du kan få lidt luft i kalenderen, have fokus på det, du synes er vigtigst og hjælpe dig til at få hverdagen og opgaverne til at flyde lidt lettere.
Jeg hjælper med…
Jeg hjælper mine kunder med en række opgaver, og hvis det lige er nogle af dem, du også gerne vil have hjælp til, så er vi sikkert et godt work-match.
Jeg hjælper typisk mine kunder med
– formidlingsopgaver som forfatning af tekster til hjemmesider, blogs, nyhedsbreve, sociale medier, pressemeddelelser, bøger, e-bøger og kurser
– tekniske opgaver som opbygning af hjemmesideindhold, opsætning af nyhedsbrev-system og booking-systemer
– administrative opgaver som mødebookinger, online mødeledelse, dagsordener og referater, kalenderstyring, e-mailbesvarelser, telefonpasning, rekruttering, det kan være research efter egne medarbejdere – headhunter, stillingsopslag, opslag i databaser, research samt styring af virksomhedens sociale medieprofiler
– Projektledelse– og koordinering af store som små projekter.
– Fundraising
Lad os tage en snak
Har du brug for en hjælpende hånd i din virksomhed, så lad os tage en snak. Du kan booke en ganske gratis dialog om mulighederne for assistance – og får afklaret om det er en løsning for dig at bruge en virtuel assistent.
Få guiden, der hjælper dig med at afklare,
om uddelegering af opgaver i din virksomhed er noget for dig
